スケジュールあわせ、結構大変ですよね。掲示板を使ったり全員返信でメールを使ったりと色々とやり方がありますが、スケジュール調整用のWebサービスを使うのもお手軽です。
↓のリンク先にこの手のサービスがいくつかあげられています。
会議の時間を簡単にセッティングする方法 | ライフハッカー[日本版]
日本語サービスとして紹介されている「ちょー助」はたまに使います。シンプルで使いやすい。特にこの手のサービスは使ったことのない人でも迷わずに使えることが絶対条件なのでシンプルでないとダメです。特にちょー助はシンプルなのでおすすめです。スケジュールを合わせる必要が出てきたら、これらのサービスを利用してみてはどうでしょうか?