手帳とGTDとバーンダウンチャート - hellkite 日記と雑記とメモ。

就活のときまでは、A6サイズくらいのシステム手帳(ミスドで貰えるやつ)を使ってたんだけど、真っ黒になってしまったので乗り換えを検討。以来使ってるのが、こちらの超整理手帳。
http://moura.jp/lifeculture/datebook2007/
使い始めた理由は、1シート16週、見開き8週分の予定が確認できる蛇腹式という変態*1仕様が気になって仕方がなかったから。まぁ、便利といえば便利だったし、他の手帳も何度か検討しましたが、結局落ち着いちゃってます。

ひとつの手帳を使い続けてると気になってくるのは他の人はどう使ってるのかなということ。なんせ、こんな仕様なので使い続ける人は結構自分なりに工夫してる感がある。
で、今回ITmediaに超整理手帳の話が出てたので、便乗してエントリ書いてみました。
リレー連載・今日から始める手帳選び(8)：長期プロジェクトの管理に、「超」整理手帳を使う (1/3) - ITmedia エンタープライズ

IT関連に勤めてるんで結構スパンの長い仕事が複数流れることが多いです。先のITmediaの記事ではGTDとの組み合わせでやってましたけど、私のやり方もツール的にはかぶってます。でも、まぁいつも参考にしてるばかりじゃ申し訳ないので自分のやり方を紹介します。
書いているうちに手帳の話じゃなくなっちゃいましたけど、ご愛嬌ということで^^;

まず、中長期でやる作業となると大抵成果物が複数でます。そこで、その成果物がどのくらいにあればいいのか週単位で目安を決めます。で、超整理手帳の上部の空欄にその成果物を書き込みます。やることではなく、成果物を書くといいようです。その成果物を作るのに必要な成果物があるのであれば、さらに書いていきます。
必要な成果物が全部揃ったら各成果物を作成するのに必要な作業をリストアップしていきます。このとき、各成果物を真ん中においてマインドマップを作成すると楽です。
マインドマップについてはこちらからどうぞ。
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リストアップした作業が全て同じくらいの手軽さになるように細分化していきましょう。
このときの作業については以下のエントリが詳しいです。
タスクは同じくらいの大きさに揃えておく | シゴタノ！
結構時間がかかっちゃいますが、ここで騙されたと思ってやっとくと後が楽です。

リストアップが完了したら、その数を数えてみます。この1つの細かい作業をタスクとします。かなりの数になってるはずです。そうしたらタスクの数を縦軸に、横軸に期間をとってバーンダウンチャートを作成します。
バーンダウンチャートはこちらのエントリのファイルを使わせてもらってます。
eXtreme Gadget (エクストリームガジェット) ポケットに入るアジャイルな究極の小道具: BURN DOWN CHART アーカイブ
このチャートは各成果物ごとに作成してます。作業にフェーズがあるならフェーズごとに作成した方がいいかもしれません。
後は、バーンダウンチャートを見ながら日々の作業を進めていくだけです。

話が逸れますが、バーンダウンチャートを使う前はガントチャートを作成してました。が、ガントチャートは進捗が遅れてる、進んでるというのはわかるのですが、タスク対期間でどのくらい遅れているかがパッと見ても分かりません。ので、遅れたら遅れっぱなしになったり、無意識に希望的観測で書き込んだりして余りうまく機能しませんでした。それに比べると、バーンダウンチャートは縦軸がタスクの数と明確なので自分に嘘がつけないのでいいです。
今日はいくつ終わらせないと間に合わない、というのが明確に出ます。これは、タスクをリストアップしたときに全てが同じくらいの作業量のタスクに分割しているからこそ、できる技です。
なので、タスクの細分化は徹底的にやりましょう。
また、やることが増えてもチャート自体を作り直す必要はありません。タスクに追加するだけです。バーンダウンチャートは、加算されたタスクも含めて視覚化します。

まぁ、こんな感じで作業管理してます。今のところ、うまく機能してますね。
実際には、タスクの管理をさらにGTDを使ってますが、GTDの話を書くと長くなるので別の機会に。基本的にタスクを1枚1タスクで紙に書き出すタイプのGTDで運用してます。

手帳の話を書くつもりだったんだけど･･･各週の空白には、成果物を書く、ってのしか当てはまらないですね(-_-;)
そうだ、バーンダウンチャートをカンガルーフォルダに挟み込むといいですよ･･･って言うまでもないか･･･。